Gestion des flux organisationnels

L’EXIGENCE

Un processus se compose d’un ensemble d’activités orientées à l’achèvement d’un objectif. Les processus peuvent concerner tout service, de la demande d’un devis par le client à la demande d’un échantillon, d’une offre pour une forme ou un nouveau système, tous projets qui partent de services différents et se ramifient selon un certain schéma organisationnel vers d’autres services/personnes impliqués.

L’organisation de ces activités, toujours plus complexes et interconnectées, et la gestion des informations nécessaires à leur déroulement devient une valeur ajoutée pour l’entreprise si elles sont gérées et contrôlées de façon partagée et conscientes.

LA SOLUTION

RTS WorkFlow est spécifiquement conçue pour la phase de prévente/technique/commerciale des entreprises du carton ondulé. Il utilise la plateforme Global pour intégrer les fonctionnalités de RTS BackOffice et des systèmes externes.

RTS Workflow coordonne toutes les activités nécessaires pour réaliser un projet de façon contrôlée, systématique et mesurée. L’objectif de cette fonctionnalité est celui de concentrer, partager et contrôler toutes les informations dans le système Global.

LES OBJECTIFS ATTEINTS AVEC RTS WORKFLOW

Un seul écran contient et gère tous les projets et les activités qui composent le processus. De cette façon, il est possible de :

• Partager les informations entre les différents services pour avoir le contrôle du flux informatif relativement à l’avancement des travaux et à la programmation des activités.
• Intégrer la communication de données et des activités entre personnes et services à l’intérieur et à l’extérieur, utilisant des instruments mobile (tablet et Smartphone).
• Piloter les activités nécessaires pour poursuivre les opportunités collectées sur site par la force de vente et contrôler les urgences.

INTEGRATION ET VALEUR AJOUTEE

RTS Workflow intégré au système RTS sur la plateforme Global permet d’organiser les processus de manière transversale, systématique et contrôlée avec la réalisation d’une coordination des flux.

RTS WorkFlow permet de programmer les activités en fonction des exigences de l’entreprise :

• Gestion des activités à assigner aux ressources impliquées dans les différentes phases du processus ;
• Gestion de la charge de travail des personnes impliquées ;
• Assignation en parallèle des différentes activités à différents services organisationnels pour le même processus ;
• Contrôle de l’avancement des travaux avec le suivi des temps nécessaires pour chaque activité ;
• Envoi d’alertes dans le cas où les activités dépassent le temps prévu dans la programmation ;
• Gestion des To Do de chaque utilisateur et partage des informations ;
• La saisie des données alimente la base de données commune aux applications de RTS BackOffice et Workflow ;
• Intégration avec Smart Sales et possibilité de gérer les informations avec la partie “Mobile” du système.